E-handel
Elektronisk handel (e-handel) är ett sätt att göra inköp eller beställningar och ta emot fakturor elektroniskt. Genom e-handel skapar vi en effektiv inköpsprocess med IT som stöd. Våra leverantörer ska kunna ta emot en order elektronisk och skicka elektroniska fakturor. Det finns flera olika typer av lösningar beroende på leverantörens förutsättning.
Vi arbetar med e-handel enligt standarden SFTI som Sveriges Kommuner och Regioner rekommenderar. Vi ställer ofta krav vid upphandlingar på att leverantörer ska kunna använda samma standard.
För anställda på kommunen innebär det att de flesta beställningar eller inköp sker i e-handelssystemet. Användarna loggar in i systemet som hjälper användaren att beställa från rätt leverantör. Det hjälper oss att följa våra avtal, och ökar vår avtalstrohet. Systemet ger oss även statistik över våra inköp. Det ökar vår kunskap om inköpsbehovet, vilket underlättar vid nya upphandlingar.
Att komma igång med e-handel som leverantör till Västerviks kommun
I de flesta av våra upphandlingar ställer vi krav på att leverantören ska e-handla med oss. Alla leverantörer kan e-handla med oss, oavsett om ni har ett eget affärssystem eller vill använda vår leverantörsportal. Det är är en kostnadsfri tjänst för att ta emot order, skicka ordersvar, skicka faktura eller posta katalog. Det finns även möjlighet att via mailorder och mailsvar kopplat till en katalog i Excel eller via formulär hantera beställningar.
Enkel e-handel
Excelkatalog och e-postade order
Det enklaste sättet för e-handel för dig som leverantör är att skapa en priskatalog i Excel, där avtalade artiklar läggs in. Sedan läses Excelfilen in som en priskatalog i e-handelssystemet. Vi tillhandahåller en Excelmall där ni registrerar era produkter, artiklar eller tjänster med aktuella priser. Vi läser sedan in denna Excelmall i vårt e-handelssystem. När en beställare i kommunen lägger en order skickas de som e-postade ordrar till en e-postadress hos er. Du kan därefter skickar ett ordersvar tillbaka via e-post och direkt till beställaren. Du fakturerar genom att skicka en elektronisk faktura i Svefaktura-format, alternativt använder du leverantörsportalen.
Leverantörsportal
En leverantörsportal är ett webbaserat gränssnitt för en leverantör som inte har eget systemstöd för utbyte av elektroniska dokument. Här erbjuds gränssnitt för hantering av produktkataloger, beställningar och fakturor. Den är kostnadsfritt för dig som leverantör. Om du som leverantör inte har en e-handel lösning så kan detta var ett bra sätt att starta med när du ska skapa kataloger, ta emot beställningar och skapa fakturor. Notera att du givetvis kan kombinera en leverantörsportal med att du sedan tidigare redan skickar Svefakturor från ditt eget system.
Nackdelen med ovanstående lösningar är att du som leverantör måste göra en del manuellt arbete. Fördelen är att du kan tillgodose kunders krav och önskemål om att etablera e-handelsprocesser.
Integrerad e-handel
Integrerad e-handel kan även kallas EDI och det innebär att du som leverantör utbyter all information och aktuella meddelande med oss som kund i ett elektroniskt, automatiskt flöde. I arbetar främst enligt SFTI:s scenario 6.1 som avser handel med varor. Vi stödjer även beställningar och fakturor i formaten Sveorder och Svefaktura.