Så fakturerar du Västerviks kommun

Är ni leverantör till Västerviks kommun och ska fakturera oss? Här hittar du information om hur ni gör samt vilka uppgifter som måste finnas med på fakturan. 

Ni måste enligt lag skicka alla fakturor elektroniskt till oss, både vid ramavtal och vid direktupphandling. Observera att pdf inte är ett godkänt format. 

Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, Sveriges Riksdag

För er som redan skickar elektroniska fakturor

Ni som redan skickar elektroniska fakturor hittar information om hur ni fakturerar Västerviks kommun här.

Vi vill i första hand få fakturor i PEPPOL-format.

PEPPOL: BIS Billing 3
PEPPOL id: 0007:2120000779
Organisationsnummer: 2120000779 
Vår VAN-operatör: Visma Proceedo

Om ni ännu inte skickar e-fakturor via den europeiska standarden PEPPOL så kan ni ändå fakturera oss elektroniskt i Svefakturaformat via GLN 7340064700007.

För er som ännu inte kan skicka elektroniska fakturor via ert affärssystem

Om ni inte kan skicka elektroniska fakturor via ert system så har ni möjlighet att göra detta via en tjänst som heter Proceedo Supplier Center. Det är en kostnadsfri tjänst där ni kan registrera och skicka fakturor elektroniskt till oss. Vill ni få tillgång till tjänsten så meddelar ni oss det genom att skicka e-post till ekonomi.kundtjanst@vastervik.se så återkommer vi med information till er.

Vad måste en faktura till oss innehålla?

Det är viktigt att en faktura innehåller korrekta uppgifter för att vi ska kunna betala den.

Fakturan får inte vara utställd till en enskild tjänsteperson utan den ska vara utställd till Västerviks kommun. Notera också att de kommunalägda bolagen är egna juridiska personer, vilket innebär att om fakturan avser någon av dessa så är det deras respektive namn som ska stå som mottagare – inte Västerviks kommun.

Alla fakturor ska innehålla en referens. Det ska vara av formatet VK- följt av 1 till 4 siffror utan mellanslag eller andra tecken. Ex. VK1234, eller VK4. Denna referens får ni av den tjänsteperson som beställer tjänsten eller varan.

Fakturaadress:
Västerviks kommun
Box 291
593 24 Västervik

Tänk på att kommunen kräver betalning på 30 dagar.

En faktura till oss ska dessutom innehålla följande:

• Leverantörens namn
• Leverantörens organisationsnummer
• Köparens organisationsnummer
• Fakturanummer
• Faktura- och förfallodatum
• Bank- eller plusgironummer
• Leveransadress
• Specificerad moms
• Vad fakturan avser
• Information om F-skattestatus*
• Information om momssats eller momsskyldighet**

*F-skatt
Om du är godkänd för F-skatt ska det framgå på fakturan. 

Ideella föreningar kan i vissa fall fakturera utan F-skatt och då ska ett A-skatteintyg bifogas med fakturan. Läs mer på Skatteverkets hemsida. 
Om du inte har F-skatt och inte skickar med ett intyg från Skatteverket kan vi behöva dra av 30% skatt på beloppet och betala in till Skatteverket. Kontrolluppgift på inkomsten kommer att lämnas till skatteverket.

Vid betalning till en fysisk person kan beloppet även komma att reduceras med eventuella sociala avgifter.

**Momssats eller momsskyldighet
Det ska vara specificerat på fakturan vilken momssats som gäller. Bedriver du momsbefriad verksamhet så ska det framgå på fakturan att försäljningen är undantagen momsplikt.